Tim
IT-Consulting / Datenschutzbeauftragter
vd:suite
Datenschutzhinweise für die vd:suite
Stand: 1. Oktober 2026
Die vd:suite der validdata GmbH ist eine Plattform für Geschäftsanwendungen. Über das Portal app.vd-suite.de verwalten Unternehmen ihre Benutzer, Rollen und Lizenzen. Alle Produkte der Suite nutzen diese gemeinsame Anmeldung.
Dieser Teil gilt für die vd:suite insgesamt, die Abschnitte darunter ergänzen ihn je Produkt. Für unsere Website gilt die Datenschutzerklärung der Website.
- Wer verantwortlich ist
Für Benutzerkonten, Unternehmensverwaltung und Lizenzen der vd:suite ist die validdata GmbH verantwortlich.
Für die Daten, die ein Unternehmen (»Kunde«) in den Produkten der Suite verarbeitet, ist der Kunde verantwortlich. Die validdata GmbH verarbeitet sie als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO, auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung.
validdata GmbH
Loikumer Straße 18a
46499 Hamminkeln
Telefon: +49 2852 96529-0
E-Mail: info@validdata.de
Datenschutzbeauftragter
Tim Pollmann
validdata GmbH
Loikumer Straße 18a
46499 Hamminkeln
Telefon: +49 2852 96529-0
E-Mail: t.pollmann@validdata.de
- Welche Daten verarbeitet werden
- Benutzerkonto: Name, E-Mail-Adresse und eine Kennung des Kontos.
- Unternehmen: Name des Unternehmens und seine Kennung in der vd:suite.
- Rollen und Lizenzen: welche Produkte ein Unternehmen gebucht hat und welche Rollen ein Benutzer darin hat.
- Technische Protokolle: Zeitpunkt, IP-Adresse und Fehler bei Anmeldung und Nutzung, für Betrieb und Sicherheit.
- Anmeldung
Die Anmeldung läuft über id.vd-suite.de. Unternehmen können sie mit ihrem Microsoft-Konto (Microsoft Entra ID) verbinden. Dann übermittelt Microsoft Name, E-Mail-Adresse und Kennung des Benutzers. Kennwörter von vd:suite-Konten werden nicht im Klartext gespeichert.
- Weitergabe an die Produkte
Die vd:suite gibt jedem gebuchten Produkt nur die Daten, die es für Anmeldung und Berechtigung braucht: Benutzer, Unternehmen, Rollen und Lizenzen.
- Zweck und Rechtsgrundlage
Die Daten dienen dazu, den Vertrag mit dem Kunden zu erfüllen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und den Dienst sicher zu betreiben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Wir nutzen die Daten nicht für Werbung, verkaufen sie nicht und trainieren damit keine KI-Modelle.
- Wo die Daten liegen
Die vd:suite läuft in Microsoft Azure, Region Germany West Central (Frankfurt am Main). Die Daten jedes Unternehmens sind von denen anderer getrennt.
Unterauftragsverarbeiter für das Hosting: Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland.
- Wie lange die Daten gespeichert werden
Benutzerkonten bleiben bestehen, solange das Unternehmen sie führt oder der Vertrag läuft. Nach Vertragsende werden alle Daten des Unternehmens innerhalb von 30 Tagen gelöscht, soweit ein Produktabschnitt unten nichts anderes nennt. Technische Protokolle werden nach 15 Tagen gelöscht.
- Rechte der betroffenen Personen
Betroffene Personen haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Eine formlose Nachricht an unseren Datenschutzbeauftragten genügt.
Produkt
vd-suite Role Orchestrator
Stand: 1. Oktober 2026
vd-suite Role Orchestrator ist ein Produkt der vd:suite. Unternehmen pflegen damit Rollen, Berechtigungsgruppen und Personen in ihrem Active Directory und führen Onboarding und Offboarding von Mitarbeitenden. Es gilt der allgemeine Teil oben; hier steht nur, was vd-suite Role Orchestrator zusätzlich verarbeitet.
Zusätzliche Daten
- Personen aus dem Verzeichnis: Stammdaten, die der Kunde im Active Directory pflegt – etwa Name, Anmeldename, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Abteilung, Position, Standort, Vorgesetzter – sowie die technische Kennung des Benutzerobjekts, der Kontostatus und die zugeordneten Rollen und Gruppen.
- Onboarding und Offboarding: Name, Ein- oder Austrittsdatum, vom Kunden festgelegte Zusatzfelder, Bemerkungen, Aufgaben samt Bearbeitern und ein Verlauf. Zu jedem Offboarding lässt sich ein PDF-Protokoll erzeugen.
- Änderungsprotokoll: wer wann welche Daten geändert hat, mit dem Zustand vorher und nachher. Es bleibt erhalten, solange Mandant und Vertrag bestehen. Nach Vertragsende oder Löschung des Mandanten wird es noch 90 Tage aufbewahrt und dann gelöscht.
Zugriff auf das Active Directory
Der Dienst greift verschlüsselt (LDAPS) über einen gesicherten Tunnel auf das Active Directory des Kunden zu.
Microsoft Power Automate
Mit dem Connector »vd-suite Role Orchestrator« starten Flows in Microsoft Power Automate ein Offboarding. Dabei übermittelt der Flow die Angaben zur ausscheidenden Person – Name, Austrittsdatum und die vom Kunden festgelegten Felder – an vd-suite Role Orchestrator.
Die Verbindung läuft im Namen des Benutzers, der sie angelegt hat, und ist auf das Offboarding beschränkt. Die Verarbeitung innerhalb von Power Automate unterliegt den Verträgen zwischen dem Kunden und Microsoft.
vd:suite
Privacy policy for the vd:suite
Last updated: October 1, 2026
The vd:suite by validdata GmbH is a platform for business applications. Organizations manage their users, roles and licenses in the portal app.vd-suite.de. All products of the suite use this shared sign-in.
This part applies to the vd:suite as a whole, the sections below add to it per product. The privacy policy of our website applies to our website.
- Who is responsible
validdata GmbH is the controller for vd:suite user accounts, organization management and licenses.
The organization (“customer”) is the controller for the data it processes in the products of the suite. validdata GmbH processes that data as a processor under Art. 28 GDPR, based on a data processing agreement.
validdata GmbH
Loikumer Straße 18a
46499 Hamminkeln
Germany
Phone: +49 2852 96529-0
Email: info@validdata.de
Data protection officer
Tim Pollmann
validdata GmbH
Loikumer Straße 18a
46499 Hamminkeln
Germany
Phone: +49 2852 96529-0
Email: t.pollmann@validdata.de
Tim
IT-Consulting / Datenschutzbeauftragter
- Which data is processed
- User account: name, email address and an account identifier.
- Organization: the organization’s name and its identifier in the vd:suite.
- Roles and licenses: which products an organization has booked and which roles a user holds in them.
- Technical logs: time, IP address and errors during sign-in and use, for operation and security.
- Sign-in
Users sign in at id.vd-suite.de. Organizations can connect it to their Microsoft account (Microsoft Entra ID). Microsoft then transmits the user’s name, email address and identifier. Passwords of vd:suite accounts are never stored in plain text.
- Sharing with the products
The vd:suite gives each booked product only the data it needs for sign-in and permissions: users, organization, roles and licenses.
- Purpose and legal basis
The data is used to perform the contract with the customer (Art. 6(1)(b) GDPR) and to operate the service securely (Art. 6(1)(f) GDPR).
We do not use the data for advertising, do not sell it and do not use it to train AI models.
- Where the data is stored
The vd:suite runs in Microsoft Azure, region Germany West Central (Frankfurt am Main). Each organization’s data is kept separate from that of others.
Sub-processor for hosting: Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Ireland.
- How long the data is kept
User accounts are kept as long as the organization maintains them or the contract runs. After the contract ends, all of the organization’s data is deleted within 30 days, unless a product section below states otherwise. Technical logs are deleted after 15 days.
- Your rights
You have the right of access, rectification, erasure, restriction of processing, data portability and objection, and the right to lodge a complaint with a supervisory authority. Please contact our data protection officer.
Product
vd-suite Role Orchestrator – privacy policy
Last updated: October 1, 2026
vd-suite Role Orchestrator is a product of the vd:suite. Organizations use it to manage roles, security groups and people in their Active Directory and to run onboarding and offboarding of employees. The general part above applies; this section only adds what vd-suite Role Orchestrator processes on top of it.
Additional data
- People from the directory: master data the customer keeps in Active Directory, such as name, user principal name, email address, phone number, department, job title, office and manager, as well as the technical identifier of the user object, the account status and the assigned roles and groups.
- Onboarding and offboarding: name, start or exit date, additional fields defined by the customer, comments, tasks with the people who completed them, and a history. A PDF report can be generated for each offboarding.
- Change log: who changed which data and when, with the state before and after. It is kept as long as the organization and the contract exist. After the contract ends or the organization is deleted, it is kept for another 90 days and then deleted.
Access to Active Directory
The service accesses the customer’s Active Directory encrypted (LDAPS) through a secured tunnel.
Microsoft Power Automate
With the “vd-suite Role Orchestrator” connector, flows in Microsoft Power Automate start an offboarding. The flow sends the details of the leaving person – name, exit date and the fields defined by the customer – to vd-suite Role Orchestrator.
The connection acts on behalf of the user who created it and is limited to offboarding. Processing within Power Automate is governed by the agreements between the customer and Microsoft.